ACTA DE LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DEL PERSONAL
(28 de septiembre de 2006) 

Presidente Asociación del Personal:
Vamos a dar inicio a nuestra Asamblea Extraordinaria del Personal con la participación del Secretario General para tratar el tema principal “Inquietudes del Personal”. 

En nuestra primera reunión con el Secretario General el pasado 31 de agosto, este Comité le transmitió algunas de las inquietudes del personal como: transferencias laterales; estudios de pregrado; centro de cuidado infantil; sistema de paridad y ajuste por costo de vida.  Igualmente, se trató el tema de contratación continua, entrenamiento y otros.  En esa misma reunión se acordó convocar a una asamblea del personal para continuar con este diálogo y ofrecerle la oportunidad al Secretario General a que nos exponga sobre su gestión en estos primeros quince meses y de ser posible nos adelante los planes que tenga para los próximos meses. 

Antes de concederle la palabra al Secretario General, deseo expresarle que el personal de la Secretaría General está consciente que los cambios son necesarios en una institución como la nuestra y está dispuesto a adaptarse a los mismos.  Sin embargo, consideramos que el personal deberá estar involucrado en las discusiones que conlleven a estos cambios.  El hecho, señor Secretario, que usted esté presente demuestra una política de puertas abiertas.  Nuestro deseo es mantener esta política acompañada de la transparencia en la contratación del personal en todos los niveles y dándole la oportunidad a aquellos funcionarios que se han esforzado por mejorarse obteniendo títulos universitarios y que aún continúan ocupando posiciones de servicios generales. 

Debo de llamar la atención sobre la política al pago de horas extras que necesita ser revisada.  Por un lado se lee lo siguiente “Los funcionarios de la categoría de servicios generales, a quienes se les requiere que trabajen    horas extras serán remunerados a razón de una y media veces su salario regular”.  Y luego el siguiente párrafo lee lo siguiente “La compensación a la que se refiere este párrafo podrá ser concedido en forma de tiempo libre, en un número igual a las horas trabajadas y que deberá tomarse al mes siguiente a aquel en que se trabajaron las horas extras”. 

Consideramos, señor Secretario, que la Secretaría General podría agregar un texto que incluya que este tiempo extra puede acumularse para seguir estudios universitarios o de adiestramiento, sin  costo alguno para la Secretaría General.   

Por otro lado, me es grato informarles que hemos recibido hasta el momento más de 200 respuestas sobre las encuestas y antes de concluir los trabajos de esta Asamblea vamos a rifar los cupones. 

Colegas, a todos los presentes y creo que siguen llegando más, vuestra presencia, participación e interés en los asuntos del personal motivan a este Comité a seguir trabajando.  Al mismo tiempo, deseo aprovechar la oportunidad para invitarlos a que se actualicen en sus contribuciones a la Asociación del Personal y aquellos que no contribuyen que comiencen a hacerlo hoy. 

En este momento voy a concederle la palabra al Secretario General. 

Secretario General Insulza:
Me parece que es una muy buena iniciativa de la directiva de convocar a esta asamblea en la cual yo espero que me hagan las preguntas que quieran hacer respecto a los problemas del personal o problemas generales de la institución, que ustedes quieran hacer y por lo tanto voy a hacer una introducción muy breve. 

Cuando el año pasado me reuní con ustedes en esta misma sala había una cierta inquietud en todo el personal de la institución, básicamente porque había un cambio de Secretario General, la institución había sufrido una serie de dificultades en el período inmediatamente anterior, se hablaba mucho de una incluso, de manera publica se habló en ese tiempo de la posibilidad de una cesación de pagos por falta de dinero de la institución, se decía que eso iba a ser resuelto por la vía de las salidas masivas del personal, etc. y en esa circunstancia yo creo haberles explicado a ustedes bien como estaban las cosas, cual era mi política y solamente haber hecho un solo compromiso y es que no iban a haber grandes cambios o grandes reformas, grandes movimientos en materia de personal que significaran aumentar, mantener o aumentar la incertidumbre que existía. 

Yo les señalé que esa no era mi política, que no tenía el menor interés en seguir creando situaciones de incertidumbre o dificultad a la institución y que creía que habíamos tocado ya un límite en cuanto a la cantidad de personal que podía abandonar la institución, porque en los últimos años habíamos tenido demasiadas dificultades por ese asunto y yo pensaba que lo mejor que podíamos hacer era trabajar tranquilos. 

Intentaríamos incluso dije, extender esa tranquilidad mas allá al personal de planta, a los contratos de largo plazo, de corto plazo e incluso si era posible, sin que esta última parte fuera un compromiso completo, a los contratos por resultado y yo creo, salvo por cierto que me digan una cosa distinta ustedes o que no tenga yo todos los antecedentes necesarios, que ese señalamiento que yo hice el año pasado se cumplió así. 

No creo que podamos hablar entonces hoy día ya de una situación de inestabilidad desde el punto de vista de la institución de la OEA creo que hoy día tenemos una OEA bastante más presente en los asuntos del hemisferio que lo que teníamos hace un año atrás.  Y yo creo que este es un tema, el primer tema del cual hay que hablar con una asociación de personal, porque la institución no tiene ningún interés para los clientes del hemisferio, y si los países no tienen interés por lo que está pasando en ella, naturalmente la institución va ir disminuyendo importancia y al disminuir su importancia van a disminuir también sus recursos, porque en sentido estricto todos los recursos tienen algo de voluntariedad.  Es decir, los países tienen acuerdos que los obligan a pagarlos, pero si no los pagan no les pasa nada y en esta institución les pasa menos que en otras todavía.  La única sanción que tienen es que no pueden organizar reuniones dentro de su territorio, cosa que si no están pagando la cuota probablemente no les interese tanto. 

O sea, lo primero es eso.  Yo creo que es importante que ustedes tomen en cuenta que hoy día por lo menos y desde mi punto de vista creo además que desde un punto de vista adaptante y generalizado la OEA, para decirlo en términos económicos, como empresa tiene bastante más valor que lo que tenía hace un año atrás.  Y esto no ha sido fácil y yo les agradezco mucho a ustedes el trabajo y esfuerzo que han puesto en eso, porque ha sido una tarea de todos que ha sido bien cumplida.  Yo he dado solamente para demostrar materialmente esto tres ejemplos: primero la última Asamblea General se realizó en un clima de mucho más optimismo por lo que pasaba en el continente en ese momento; segundo, mientras hasta hace un par de años atrás íbamos año a año conversando con mucho tiempo con algún país para irle llevando la idea de que no sería malo organizar la próxima asamblea y hasta entonces habíamos tenido éxito, finalmente conseguíamos alguien que organizara la próxima asamblea.  Nosotros la asamblea pasada teníamos cuatro postulantes; tenemos la asamblea asignada hasta el 2009 y no asignamos la del 2010,  solamente porque creíamos que iba a ser difícil de decidir porque hay varios países interesados a hacer el 2010, un año de bicentenario.  Por lo tanto, pensamos que no era bueno a las alturas del 2006 estar diciendo quien iba a organizar la asamblea del 2010.  Tenemos ya asignada la próxima Cumbre de las Américas, tenemos ya firmados los documentos al respecto y por lo tanto eso ya es una muestra bastante mayor.    Mayor todavía creo yo es como muestra de interés, y yo sé que hay una inquietud por ésto que será explicado en su momento, el hecho de que los fondos regulares han aumentado sustantivamente su recolección.  En este momento solamente tenemos tres países que este año tenemos que conseguir todavía que paguen, tres ó cuatro perdón.  Pero uno anda que ya en estos días debería llegar el total de su cuota anual, por eso hablo de tres, porque siempre he sido optimista de esa parte.  Por lo menos si dicen que en los próximos días va a llegar a lo mejor se demoran un poco, pero por lo menos están haciendo la gestión.  Y eso es radicalmente distinto a la situación que teníamos el año pasado cuando llegaron algunos de nuestro personal directivo, la semana o dos semanas después que yo llegara a la OEA a decirme que en realidad enfrentábamos una situación difícil de pago para fin de año; nosotros no enfrentamos una situación difícil de pago para fin de año, por el contrario enfrentamos una situación tranquila para fin de año, a pesar de que subsisten algunos problemas de los cuales yo espero que conversemos aquí, como los famosos COLA por ejemplo.  Esos problemas subsisten y no obstante estamos en una situación financiera sana; una buena situación financiera.  Y a esto habrá que agregar que hemos tenido un año complejo, sobretodo desde el punto de vista político en el cual hemos pasado por numerosas elecciones, por varias crisis y creo que lo importante de las crisis no es que uno pase por ellas y las elecciones no es que las observe, sino que deje una buena impresión cuando las observe y eso también ha mejorado sustantivamente.  Estuvimos en Haití, estuvimos en Bolivia, estuvimos en Colombia, estuvimos en Nicaragua, estuvimos en Ecuador y eso es bien importante, pero lo más importante de todo es que en todos esos lugares quedó la imagen de una OEA que actuaba de manera positiva y lo mismo ha ocurrido en las dieciséis elecciones que hemos observado este año y espero que ocurra en las cinco o seis que nos quedan todavía por delante, antes de concluir el año. 

Hemos reorganizado completamente nuestra área de desarrollo integral; hemos reorganizado también todo el tema de las becas, que como ustedes saben y todas esas cosas se cuentan y se dicen por los alrededores que atravesaba por una situación de crisis, hemos reorganizado todo ese sistema y estamos ahora en la última tarea de mantener la iniciativa que nos interesa, que es armar bien todo el nuevo sistema de seguridad multilateral que tenemos pendiente.   

Desde el punto de vista administrativo tenemos creo un control mucho mayor sobre los recursos y los programas.  Yo quisiera que algunos de ustedes entendieran esto porque a veces me llegan algunos reclamos, o sea no puede ocurrir que en una institución que no es tan grande como la OEA, la OEA no es tan grande, la OEA no es ni el Banco Mundial ni siquiera el BID en tamaño, ni en tema de cantidad de dinero, de personal ni de programas, hay una cantidad de programas que la Secretaría General desconoce.   Es el nuevo lugar donde cada uno tiene su programa y su proyecto y si lo tiene que manejar que lo maneje por su cuenta. Estamos tratando de poner orden en eso y ahora lo estamos consiguiendo y eso tiene algunas dificultades.  En ese marco tenemos que ver las cosas hoy día.  Yo por lo menos creo y ciertamente yo espero que lo podamos discutir.  Existen una cantidad de dificultades todavía en la institución ciertamente.  Algunas las ha mencionado el presidente en su introducción y seguramente hay muchas cuestiones mucho más específicas que se quieran preguntar y muchas dudas que se tienen y es el momento de aclararlas.  Pero yo por lo menos creo que las cosas van por buen camino y si alguien cree que vamos por mal camino por favor que no deje de plantearlo ahora y yo le prometo que no tendrá la menor dificultad o problema conmigo, porque estos instantes son para decir las cosas.  En todo caso yo quiero insistir que lo que hemos hecho en este año, en estos dieciséis meses es más que positivo.  Yo estoy satisfecho, no, no satisfecho, estoy contento, pero todavía no satisfecho ciertamente.  La satisfacción es una mala consejera del corazón.  Pero vamos a seguir progresando y yo quisiera que no hubiera ninguna inquietud que cree sobresaltos en esto y por lo tanto renuevo mi compromiso del año pasado de no hacer grandes transformaciones en las cuestiones que afecten al personal de la institución sin haber consultado ampliamente con todos sectores y con todos los trabajadores involucrados.  Algunas de las cosas que se ha mencionado por parte del presidente las estamos haciendo y las vamos a seguir haciendo bien.  Otras cosas todavía no las estamos haciendo pero esperamos iniciarlas antes de fin de año como todo el sistema de los contratos continuos y el sistema de concursos.  Todo eso ya está en marcha.  Pero podemos ciertamente conversar sobre todo eso acá y espero las preguntas de ustedes.  Muchas gracias presidente. 

REDUCCION DE LOS FONDOS ESPECÍFICOS
Presidente Asociación del Personal:
Muchas gracias señor Secretario General.  Se ha hablado del Fondo Regular y creo que amerita hacerle una pregunta en el orden con respecto a los Fondos Específicos.  En el último informe presentado por la administración a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios se informa que la SG recaudó 37 millones de dólares entre el 1 de enero y el 31 de agosto de 2006.  Durante el mismo período del 2004 se recaudó la suma de 81 millones de dólares.  Esto indica que la SG ha sufrido una reducción considerable de los Fondos Específicos.  Usted cree que esto conlleve a que la SG necesite implementar una reducción del personal, o de no extender los contratos o la terminación de los mismos en el último trimestre del año o en el 2007?   

Secretario General Insulza:
Bueno, muchas gracias por la pregunta y en realidad es un tema que ciertamente mirado así y mirado tal como se planteaba en el informe de referencia produce sobresalto.  Es decir una disminución de pronto en los aportes de cerca de 80 millones a la mitad es ciertamente preocupante.  Ahora yo diría que para responder hay que hacer una explicación respecto a los fondos específicos.  No todos los fondos específicos son iguales y hay un tipo de fondos específicos que es bastante especial y que nosotros estamos tratando de regular de manera distinta que son cuando un país coloca fondos en la institución para desarrollar a través de ellos proyectos que son de interés para la institución pero que en realidad es el país el que los recibe.  El país x, no voy a nombrar países acá pues no trata de entrar acá en discusiones específicas, decide que va a poner… esta mañana hablaba con el ministro de un país que me decía efectivamente vamos a contribuir con algunos países miembros con la suma de un millón de dólares y el dinero lo vamos a depositar en la OEA y queremos negociar con ustedes los aspectos de manejo administrativo de eso, pero claro yo entiendo me decía el ministro que finalmente la decisión final sobre los proyectos que se van a hacer con ese dinero la vamos a tener nosotros.  Un país colocó el año pasado en un fondo de ese tipo 40 millones de dólares.  Son sus proyectos, no son los nuestros, pero entran en el Fondo Específico y por lo tanto casi toda la diferencia entre un año y otro está simplemente la decisión de un país miembro de poner 40 millones de dólares en fondos específicos para proyectos que ellos van a asignar; naturalmente nosotros vamos a hacerle la administración.  Dicho sea de paso el problema que hay y que esto es muy tentador porque la OEA hasta ahora no ha cobrado “overhead” con los proyectos que administra, lo cual no ocurre con ninguna institución en este mundo.  Hay una cantidad de instituciones que por eso a ustedes le cobran hasta el 15% del proyecto, la OEA nunca los ha cobrado, ahora vamos a empezar a cobrar.  Por lo tanto a lo mejor va a haber una disminución, pero en el caso específico de la diferencia entre un año y el otro, entre el 2004 y el 2005, en este caso es que hubo un depósito de un país hacia la colocación de un fondo específico de un determinado país por 40 millones de dólares para su propio proyecto.  Por lo tanto la realidad de los fondos específicos sigue siendo más o menos la misma, son alrededor de 60 millones de dólares al año, un poco más un poco menos.  Este año estamos, si no me equivoco, en unos 48.  Figuro que vamos a llegar con las observaciones electorales que nos quedan por delante, con otra serie de cosas, más o menos a tener los mismos 60 millones de dólares que tuvimos el año pasado.  Qué quiero decir con ésto?  En realidad el año pasado llegamos a 100 millones de dólares; ustedes eliminan los 40, estos que digo que son simplemente gestión de fondos, llegamos a unos Fondos Específicos por 60.  Este año vamos a tener nuevamente Fondos Específicos más o menos por lo mismo y quiero decir por cierto que esos Fondos Específicos que son gestión de proyectos no tienen absolutamente nada que ver, ni afectan de manera alguna a ni un solo miembro del personal de la institución en ninguna de sus características.  Por lo tanto es un efecto contable pero no es en caso alguno una disminución de los ingresos de la institución. 

EVALUACION DE DESEMPEÑO
Presidente Asociación del Personal:
De acuerdo a la resolución AG/RES 2257 de la última Asamblea General, se le encomendó a la Secretaría General que ponga en práctica un sistema efectivo de evaluación de desempeño.  Este Comité del Personal considera que es fundamental el proceso de revisión del Sistema de Evaluaciones que está llevando a cabo el Departamento de Recursos Humanos.  Cree usted señor Secretario General que es necesario formar un grupo de trabajo conjunto para llevar a cabo esta tarea? 

Secretario General Insulza:
Sí, nosotros hemos estado manteniendo en contacto con otras organizaciones, obteniendo informes, obteniendo información sobre  distintas formas en que otras instituciones internacionales como la OEA evalúan el desempeño de sus funcionarios y estamos terminando de elaborar un nuevo sistema de evaluación.  Naturalmente la dirección de Recursos Humanos va a mantenerles informado y va a consultar de los avances y de los contenidos específicos.  Nosotros esperamos que antes de fin de año podamos hacer un plan piloto en un par de direcciones de la sede y en alguna oficina de un Estado Miembro respecto a este nuevo sistema de evaluación.  Naturalmente, repito, este es un plan piloto no es que vaya a ser la evaluación definitiva, pero queremos ver como funciona y quisiéramos hacerlo antes de fin de año.  Pero, por cierto cuando esté listo el modelo que vamos a ampliar ese va a ser informado y consultado con ustedes sin ninguna duda. 

UN PARITY AND COST OF LIVING ADJUSTMENT
Bruce Rickerson:
The first question that I have goes back to the very helpful meeting that we had with you sir on the 31 of August and as the notes on that meeting indicated you had indicated that the Administration would not interfere with or violate pay parity with the United Nations in 2007.  You also mentioned that efforts must be made to have the Permanent Council consider the Cost of Living Adjustment as a matter of priority and we certainly appreciate those comments.  What actions does your Administration propose to protect UN pay parity and Cost of Living Adjustment and how can the staff help you in these efforts from start to finish of the process. 

Secretario General Insulza:
Well the first thing I must say, just to make sure that everybody knows this, this has always been good news for the staff, but probably not for the leadership always is that there is no way that we can do away with our obligations in matters of Cost of Living Adjustment.  Previous efforts in that direction have all resulted in judiciary decisions that have been in favor of the worker, so I believe there is no real need that I reiterate as a solemn compromise promise not to do something that if I try to do it I’ll loose in court so there is really not much of a point, so I must clarify that.  The problem is that this has to be paid for and if we don’t have the additional money to pay for it we have to cut some matters of the institutional budget, and I think that that is detrimental for the institution, for the OAS and also detrimental for the workers.  So we have to work together to make sure that our Council and that our member countries understand that this is an automatic obligation that they have to pay.  All I can say is that I guarantee that it will be paid, but you can help us work together with the member countries to tell them that that’s just in the natural order of things and that in most of their governments, for many years now, every year the government leaves money aside to pay the adjustments that are going to be given to the public workers because of Cost of Living and that’s provided for in the budget and we have to provide for that in the budget and have the money to do it.  So this is something that really should not concern pretty much any of you, that’s going to come anyway, that’s going to happen anyway.   What we should worry about is making sure that all our countries recognize that fact; that that’s part of life in the institution that there are obligations of Cost of Living Adjustments that have been freely approved by the member states and that have been bilaterally agreed with the workers and that they have to be paid, and that the only way to do that is to cut the budget in other parts, but that is detrimental for the institution or to put the money for that, we should have that money anyway.  I think we have come a long way.  When we began last year there was absolutely no conscience of the problem of Cost of Living Adjustment. I think that all the member countries now understand what the problem is and understand that they have to deal with it, and I sincerely hope that we will make advances in the next month in that direction, but if that problem would come before the advances are made we have the money to pay the Cost of Living Adjustment anyway in the next exercise. 

JOB DESCRIPTION AND CLASSIFICATION
Bruce Rickerson:
The next question deals with the same meeting and the same report of the notes on the meeting and it was indicated in the meeting that there may be a consideration for a change in job classification and reclassification process. Since you support UN pay parity, is the Administration committed to continuing the use of United Nations standards for position descriptions and classifications?   

Secretario General Insulza:
Yes, first I think we have to apply the systems of the institution and also the reclassifications of the United Nations, but we also want to ask the office of personnel to make sure that we use the proper framework for that.  Many of our institutions, not only international but national, have very few systems of incentives so they tend to use reclassification as a way of giving incentive people who have never had it but who have been staying at the same post for several years or because people make very little in the basic position so the way to improve their salaries is to classify them as something which they have not, that they don’t have. 

Let me give you an example, not an OAS example, it’s an example of a previous job when I was Minister of Foreign Relations in my country and we had a system in which secretaries were paid very low, very low wages.  But we had a bilingual secretary and we had a situation that by improving your language or your use of languages you would be paid more; but since the salary was so low everybody was a bilingual secretary and a bilingual secretary class A and they spoke only one language.  I don’t want to have that process going on in the OAS and I would certainly would like to review the positions, to review the scales and all that, so that people will really not only feel happy because they get an incentive, but they also feel  comfortable because they are qualified for the positions they are occupying.  That will take a little bit more time, but let me assure you that we are working on that.  We are trying to generate the policy of incentives that may incentive or give a prize to the worker without a need of affecting the structure.  If somebody who has been here for a long time and have been there with P2 doesn’t have to become artificially a P4 in order to receive the incentive to which he has a real need or a real right. We’re trying to combine these two because of course one is promotion, which is something which is important, but at the same time the incentive that can really avoid any kind of artificial xxx for that matter. 

TYPES OF CONTRACTS AND BENEFITS
Bruce Rickerson:
And the last question I have and thank you for your openness on these questions and although we’ve discussed this as a committee with you in the it’s just good to raise it here and certainly in all of these issues the staff would be delighted to participate “del principio al fin” in the processes dealing with these issues. 

So the next question is what steps would the administration take to achieve equity when contracting staff?  Would the OAS reduce the number of types of contracts?  We have so many and there are often different benefits that they create unfair distinctions among staff.  What is your opinion regarding reducing the number of different types of contracts and the differences in benefits? 

Secretario General Insulza:
I think that we have to reduce or standardize the number, the types of contracts, not something exaggerated; you certainly need some flexibility, but I am totally against the system in which you have one type of contract and then you want to hire somebody so you design the type of contract, which is exactly what he needs and then you don’t have a very clear policy in that matter.  I think that we have to have ways of contracting people that   respond to a service or a product that you are contracting for, but at the same time we have to standardize more and have less categories of contracts, so that everybody will know exactly what he is planning for.  We are regularizing the work of all the people, for example, at Human Rights this year.  That has been costly but we have finally reached some kind of standard in which the types of contracts have been reduced and we expect to extend that very much.  Of course, there are still going to be some kind of flexibility especially in the field offices where clearly situations in different countries is not the same as at the headquarters, so we must still give some kind of more flexibility and more variety in the field offices, but I’m certain that we will continue working to standardize in a smaller number the amount, the kind of contracts that we use. 

Presidente Asociación del Personal:
Muchas gracias Secretario General.  Tratándose de una Asamblea del Personal en este momento vamos a dar la oportunidad para aquellos compañeros, colegas que tengan algunas inquietudes y que talvez no han llegado al Comité del Personal, porque muchas de las preguntas que tenemos nosotros y que hemos formulado son inquietudes del personal, así es que está abierta la sala, hay un micrófono en el centro si desean hacer algunas preguntas. 

CONTRATOS CONTINUOS
María Teresa Mellenkamp:
Mi pregunta se refiere a un tema muy particular que es el sistema de contratos continuos.  Me gustaría hacer una breve referencia a este sistema de contratación y hacer al SG tres preguntas bien concretas.  Como todos ustedes saben el sistema de contrato continuo se creó en el 2002 fue aprobado por una resolución de la Asamblea General y desde que se abrió solamente se otorgó a 45 funcionarios en noviembre del 2003.  Las Normas Generales que están vigentes establecen cuales son los requisitos vigentes para aplicar a este sistema de contratación y también establecen la meta porcentual que tenemos que encontrar que está determinada entre el 40 y el 50%.  A la fecha y con base a la última información publicada por el Departamento de Recursos Humanos sabemos que hay 59 funcionarios que no sólo cumplieron con todos los requisitos sino que también hicieron todas las pruebas y están a la espera de poder acceder a esta forma de contratación.  Aparte de estos 59 hay 40 que ya son elegibles, lo que totaliza alrededor de 100 personas que están de alguna manera esperando ser beneficiarias de este tipo de contrato.  El contrato continuo es para nosotros súper importante a la luz de que ya no tenemos, no contamos con un servicio de carrera como teníamos antes y por eso le quería preguntar al SG tres cosas.  Usted se refirió, el último punto que tocó durante su discurso fue que se va a resumir el proceso, entonces quizá tener una indicación de cuándo se va a resumir el proceso y cuándo se van a empezar a otorgar los contratos continuos.  Esa sería mi primera pregunta.  La segunda es, como usted sabe Secretario, radio pasillo acá funciona de una manera maravillosa y tenemos entendido extraoficialmente que  estamos por debajo del 40% y entonces quizá, no sé si usted esta al tanto de información tan detallada, pero de ser así nos gustaría, si pudiera compartir con nosotros en qué nivel porcentual estamos hoy.  Y la tercera, que es quizá la más difícil, a qué nivel porcentual usted espera llegar, porque por supuesto nos congratularía muchísimo que nos diga que es lo más cercano al 50%.   Muchas gracias.

Secretario General Insulza:
Muchas gracias.  Bueno, lo primero es decir que nosotros nunca nos podemos cerrar a prestar un servicio de carrera con un nuevo esquema, pero por el momento eso no parece posible por lo tanto tenemos que continuar con mucha fuerza en el tema del contrato continuo.  Se publicó la lista como usted dice y ahora en adelante en octubre vamos a poner en marcha el mecanismo de concurso para 12 puestos y eso, según me dicen, el porcentaje actual es 37%; esos 12 puestos nos permitirán estar por encima del 40.  Yo naturalmente me comprometo con usted a buscar recursos, posibilidades de llegar más allá.  Quiero hacer ver, sin embargo, no olvidemos esto, que en los próximos meses van a haber una cantidad muy importante de concursos por cargos que están vacantes o se está quedando vacantes, como 50 concursos.  Nosotros deberíamos tener para final de año alrededor de 50 concursos y por cierto eso también de alguna manera junto al contrato continuo va creando otras posibilidades.  Pero de momento lo que le puedo responder es simplemente que durante octubre vamos a poner en marcha 12 puestos  que eso debería ser  por encima del 40%.  Si usted tiene alguna contabilidad distinta la podemos revisar y yo quiero si llegar pronto al 50%, ojalá en el período de los próximos meses.  Alguna otra pregunta? 

DESARROLLO PROFESIONAL Y SERVICIO DE CARRERA
Lucrecia Zea-Yonker:
Mi pregunta es un poco más sencilla.  Han habido estudios que demuestran que los trabajadores de cualquier organización se sienten como con más ánimo a sus empleadores cuando éstos manifiestan un preciso interés en que lo mismos trabajadores puedan desarrollarse profesionalmente.  Tienen ustedes alguna etapa o tienen ustedes pensado algún tipo de desarrollo profesional para la gente que trabajamos en la OEA, para los profesionales jóvenes, es decir a largo plazo?  Además también quisiera preguntar si ustedes han pensado en la posibilidad de restaurar el Servicio de Carrera. 

Secretario General Insulza:
Como decía usted hace algún momento, no era tan fácil la pregunta pues.  Como le estaba diciendo antes yo sí ciertamente uno quisiera tener un servicio de carrera pero en una institución del tamaño de esta y las dificultades que hemos atravesado no quisiéramos producir un proceso que tenga consecuencias desfavorables.  Por lo tanto no lo descarto, no lo descarto, pero no lo estamos considerando, en este momento nos estamos quedando con el contrato continuo.  Segundo, yo no tengo el menor interés en que si hemos de hacer un servicio estable y tener evaluaciones adecuadas, a promover a los funcionarios, a entregar incentivos, todo eso supone capacitación.  Yo quiero decir algunas cosas con mucha franqueza; a veces uno se encuentra en algunos trabajos técnicos con algunas personas, o compañeras, compañeros, que en realidad desempeñan un trabajo técnico por antigüedad, pero no tienen la capacidad suficiente para desempeñarlo.  Y eso no debe ocurrir, porque justo con la antigüedad uno debería proveer a las personas la capacitación para alcanzar eso y por lo tanto vamos a darle mucho énfasis.    Mucho énfasis a la capacitación de la gente que está trabajando en la OEA para que siga desempeñando, para que siga progresando en su línea de trabajo   en la OEA y que están como en el último nivel en un departamento de finanzas pueda seguir haciendo estudios que le permitan ascender en él.  Algo un poco más difícil, además quiero agregar, algo un poco más difícil es pensar, por así decirlo, en un sistema interno de beneficios, garantías o  becas para que la gente, por ejemplo, siga sus estudios universitarios, o postgrado, etc. dentro de la OEA.  Podemos examinarlo pero estamos en este momento obligados a nuestro programa de becas para los nacionales de nuestros países y vamos a continuar en eso.  Lo que sí yo estoy de acuerdo, Presidente le digo desde ya, yo no tengo ningún inconveniente en examinar la posibilidad de acumular las horas de trabajo para darles facilidades por las horas de trabajo extra para permitir que los trabajadores puedan seguir sus estudios de postgrado, sus estudios de capacitación, sus estudios técnicos, etc. eso no tenemos ningún problema, pero no creo en este momento poder responder sobre la posibilidad de que la OEA pague becas o de facilidad económica a los trabajadores para realizar estudios que no sean aquellos que sean en relación con la capacitación      para realizar el trabajo que se está haciendo dentro de la OEA. No sé si me explico.  Contesto que sí, de plano sí lo vamos a hacer, pero por ahora limitado a que tipo de capacitación que se requiere para que la gente que está trabajando en la OEA ascienda en su trabajo no solamente por antigüedad, sino también por capacidad. 

HORARIO FLEXIBLE
Rosario Popovici:
Mi pregunta va un poquito  más a los incentivos que podría ofrecernos la Administración y es sobre el tiempo, el horario flexible, que si bien entiendo desde el año 2000 tenemos este horario flexible que se va cada seis meses, se va prolongando, pero creo que no es oficial aún.  Talvez lo que sería recomendable es oficializar este “flextime” que existe de 8:00 a 9:00 de la mañana y dar la posibilidad a aquellos trabajadores que son “early risers” que puedan entrar a partir de las 7:00 de la mañana, 7:30 y aquellos que trabajan o producen mejor por la tardes que puedan ingresar después de las 9:00 hasta las 10:00.  Talvez tener horarios claves como puede ser de las 10:00 a las 3:00 de la tarde donde todo trabajador tiene que estar dentro de las oficinas.  Eso por un lado.  Talvez crear incentivos donde personal que es “trustworthy” y tiene toda una evaluación de rendimiento darle y crear este programa piloto para esos horarios y también como por ejemplo el Banco Mundial que tiene y le da la oportunidad para que su personal pueda trabajar ochenta horas por nueve días y tener el décimo día libre.  Eso en mi caso, por ejemplo, me aliviaría muchísimas veces pedir licencias para coordinar con mis hijos y los padres y los profesores o por ejemplo hacer citas médicas y bueno lo que el personal pueda necesitar. 

Secretario General Insulza:
Yo no tengo inconveniente en las flexibilidades, pero sí me gustaría para ser muy sincero, que junto a las flexibilidades me proporcionen algunos controles.  Yo tengo la impresión de que muchas veces, como es un poco la tendencia de la sociedad moderna, todos queremos vivir de manera más grata y trabajar lo que es necesario y tener la flexibilidad para ver nuestros problemas familiares.  Todo eso es muy razonable.  Ahora yo tengo la impresión, a lo mejor estoy equivocado, yo no sé si en alguna parte hay un reloj control donde se está viendo que a que hora sale y entra cada funcionario, si se ve por video o algo así, no, porque yo tengo la impresión de que el que tiene necesidad de salir sale.  Esa es la verdad.  Entonces yo la verdad es que si quieren más facilidades que esa yo estoy dispuesto a examinarlas pero dígame cuando hablamos de los controles.  No nos vaya a pasar de pronto como en un organismo internacional, que esta es una historia verídica que le pasó a un amigo mío, que llamaron a un funcionario y le dijeron, “Mire usted tiene que trabajar de 9:00 a 6:00 y está violando el reglamento porque está llegando todos los días a las 10:30 y además se va a las seis en punto”.  Y el respondió, “Bueno y no querrá que viole dos veces el reglamento”.  Yo estoy de acuerdo con usted.  Nadie que haya trabajado conmigo nunca podrá decir que si alguien me dice, “Mirá tengo un problema con uno de mis hijos, tengo un problema familiar, tengo que ir a la escuela porque me llamaron para un reunión de padres o tengo un trabajo urgente que hacer y prefiero hacerlo en casa”, yo le he dicho que no lo haga.  Entonces yo creo que es importante tener un diálogo con la dirección de personal para ver de qué manera se flexibilizan las cosas que se puedan flexibilizar, pero al mismo tiempo de que manera en las mismas divisiones se ejerce alguna forma de autocontrol que asegure que realmente la gente esté cumpliendo con su trabajo.  Creo además que esto depende mucho francamente de cómo funciona una dirección, porque hay una serie de cosas y casos en que la gente tiene que estar toda a una cierta hora.  Por ejemplo, si en alguna parte toda la gente, todo el personal de apoyo tiene trabajo temprano y llega a las 7:00 y los profesionales llegan a las 9:00 la cosa no funciona.  Por lo tanto probablemente si adaptamos a un sistema más colectivo, aunque sea más colectivo el trabajo flexible podamos hacer más.  Si determinada división, determinado departamento quiera trabajar todas las 80 horas ó los 9 días como dice usted, podemos verlo, porque de pronto no es bueno que en el décimo día sólo esté la mitad del personal y la otra mitad no esté.  Es decir yo propongo que discutámoslo, veamos tanto la facilidad como la forma de control y veamos sobre todo también las posibilidades de darle a esto un carácter más colectivo, no únicamente personal o individual. 

GUARDERÍA INFANTIL
María de la Flor:
Yo quisiera hacer una pregunta un poco personal.  Tengo una nena de ocho años y normalmente algunos que me conocen aquí he corrido mucho para llegar muchas veces a su colegio, en muchas ocasiones he tenido muchas emergencias a razón de la nieve y cosas por el estilo y nunca he visto ninguna clase de apoyo a nivel de guardería por ejemplo que se pueda instalar acá tipo enfermería, que yo creo que más en invierno, acá hay muchas madres, no sé si los padres aplicarían a esto, pero en principio habemos madres de familia que siempre estamos corriendo y realmente es un poco preocupante porque cuando surgen emergencias uno tiene que correr porque normalmente está a una hora de distancia.  En algunas ocasiones, sobre todo en situaciones de invierno, la nieve hace que muchas de las mujeres de acá tengamos que venir con las criaturas que no podemos dejar en ningún sitio y las guarderías aledañas son bastante caras y nos impiden totalmente la entrada.  Muchas gracias. 

Secretario General Insulza:
Este es un tema que a mi me afecta mucho porque en realidad lo conversamos el año pasado cuando yo llegué y lo vamos a hacer.  Ahora usted dijo la última frase “son bastante caras” o sea montar una guardería tiene un costo y en la situación económica en que estaba la institución era difícil de hacer, pero yo le quiero asegurar que estamos examinando las distintas  opciones, creo que ya tenemos los recursos, estamos buscando el espacio, estamos viendo donde podemos instalar las condiciones más adecuadas y eso lo vamos a hacer.  Lamento nada más que su nena tenga ocho años ya y por lo tanto ya no lo va a disfrutar mucho.  Pero quiero decirle, no fuera de bromas, quiero decirle que este es un tema que a mi me preocupa mucho.  Entiendo la sensibilidad en este respecto.  Nunca nadie va a tener ninguna dificultad en esta institución para hacerse cargo de sus hijos cuando sea necesario, pero claro es una deuda que tenemos con ustedes y vamos a cumplirla lo antes posible. 

Baron Williams:
I just want to thank you Mr. Secretary General for coming to see us afternoon.  It’s been a long time and we’ve been waiting a long time to have you here.  You’ve made us laugh and I’m so proud to have you here today, and wish you would do it some more. 

CONTRATACIÓN INTERNA
Gimena Fernández:
En el transcurso de los próximos años un número considerable de funcionarios se estará retirando de la Organización.  Pensando en el futuro de la Organización quisiera preguntarle si al llenar esas vacantes la Administración considerará tanto la experiencia como el conocimiento institucional de los contratistas independientes y personas pagadas por los Fondos Específicos. 

Secretario General Insulza:
Yo creo que efectivamente en los próximos cuatro o cinco años tenemos una oportunidad importante dentro de la institución, que es el retiro de un grupo importante de funcionarios los cuales ciertamente extrañaremos mucho, pero de todas maneras eso abre la oportunidad.  El ciclo de la vida es así, lo que para uno es la culminación de una carrera, para la otra es una oportunidad y yo espero que esa oportunidad la aprovechemos.  Yo tengo mucho interés en que efectivamente las personas que se han desempeñado acá por contrato independiente, las personas pagadas por fondos específicos tengan una oportunidad efectiva en la institución, porque ya la conocen y porque necesitamos regularizar su situación.  Por lo tanto, nosotros sí vamos a otorgar una gran importancia a eso, sin perjuicio de que también en algunos casos los concursos estarán abiertos a gente que venga de afuera.   Pero vamos a mostrar e intentar privilegiar a la gente que lleva más tiempo en la institución con contratos pagados con Fondos Específicos, contrato independiente, corto plazo, etc. porque creo que es la mejor forma de dar un incentivo.  Por lo tanto yo quisiera que en los muchos concursos que se van a abrir en el próximo tiempo sean considerados también un incentivo para el personal y para eso nuestro compromiso de que efectivamente muchos de ellos van a tener un buen resultado en esos concursos. 

SENIORITY
Beverly Wharton-Lake:
It’s not really a question, it’s just a comment.  I noticed from the information that René has shared with us that there was a paragraph that said during the August 31 meeting the Chief of Staff said and I quote, “The personal evaluation was being looked into, since there was a feeling in the General Secretariat that seniority was more important than competence”.  I just wish to suggest that they are not mutually exclusive, and there are several OAS staff members who are both senior and very competent. 

Secretary General Insulza:
Well as you can imagine I very much share your view personally, so thank you very much. 

BECAS PARA EL PERSONAL
Sara Meneses:
Buenas tardes y muchas gracias señor Secretario General.  Yo no tengo una pregunta, pero si tengo varias ideas en mi cabeza de cosas que podríamos ver si nos convienen o no.  Por ejemplo, ahora que están discutiendo todos los diversos aspectos de las becas quizás podrían decidir que una o dos becas al año sean dadas por concurso a un funcionario de la organización que se haya destacado por su buen trabajo, que tenga horas que pueda disponer, que eso esté en el acuerdo.  No sé quien llega a esas conclusiones, pero esa es una idea que se me ocurrió mientras que estaban hablando porque creo que es factible.  Y cualquier aliciente que nos dan poderlo aprovechar.  Por ejemplo, creo que muchos de los “experienced and competent” podemos enseñarles a los otros.  Por ejemplo, yo estoy segura que a pesar de mis discusiones permanentes con mi computadora me pueden enseñar Excel alguno de los jóvenes que están en Sistemas  evitando un costo alto para la organización porque yo sé que traer esta gente aquí es muy costoso y es un gran esfuerzo de trabajo y creo que muchos de los cursos de capacitación interna las podemos hacer los propios funcionarios sin un costo, porque siempre hay un costo por las horas del funcionario, pero un costo menor que lo haría una empresa.  Entonces lo felicito, lo apoyo y espero que todos sus deseos y políticas se den a muy corto plazo, con el apoyo de todos nosotros.  Gracias. 

PERSONNEL POLICY
Linda J. Poole:
I have, I think, more a comment, an observation.   One of the most important activities that the Staff Association and the General Secretariat share is the mandate that has come out of the General Assembly resolution--that the Secretariat present a personnel policy document to the Council and to CAAP.  Legal has already presented its part, which has to do with the parity issue, and you responded to that very, very clearly, sir, and I am sure everybody is strongly relieved.  However, you are presently poised at a time which is very crucial to this institution.  The people who have been here for a long time--me included--we’re leaving.  There is a cohort of people who have come on board who are very specialized in what they do, but not in the institution as a whole, and that makes it difficult for career progress, however you call it.  For a career process in this institution I would suggest strongly that somewhere between now and whenever, some kind of mentoring system be put in place for this institution.  There are a number of us, and I’m included, who think that we probably have much institutional memory that would be helpful, but we’re not exactly certain how to share it or what process would be most useful for this institution’s future.  Again, when you look into the personnel policy I strongly suggest, sir, that you relook at the issue of allowing appointments to be made for three years before “concurso”, because that feeds into what you yourself said:  somebody is hired very quickly because it is "necessary", and that person acquires the experience without having gone through the initial competition.  That has a tendency to negatively affect how the Administration’s appointment process is looked at, and I would hope that it will be revisited when your Administration--together with the Staff Association--puts forth the joint document. 

Presidente Asociación del Personal:
La última pregunta.  Por si acaso, esto no quiere decir que sea la última pregunta que pueda hacer un colega, pero pueden hacernos llegar los comentarios que tengan, preguntas adicionales, que esta no va a ser la primera reunión con el Secretario General, espero que sean otras también. 

MENTORING PROGRAM
Cynthia Miller:
No es una pregunta, mas es una sugerencia.  Linda empezó el tema.  La idea del “mentoring program” podría ser un incentivo a la gente que es senior para entrenar otros mentors, otras personas.  Los mentorees  iban a hacer la evaluación del mentor y para el incentivo es también una evaluación viceversa, del mentor for the mentoree. Some kind of incentive could be given to the mentor, and that would be an interesting proposal. 

Secretario General Insulza:
This is a matter we have to discuss with the Secretary for Administrative and Personnel Affairs and with the Personnel Manager and Director, and we will certainly look into the matter. Thank you very much. 

RIFA DE LA ENCUESTA
Presidente Asociación del Personal:
Antes de concluir los trabajos de esta Asamblea del Personal, vamos a rifar los tres premios para aquellos que participaron en la encuesta.  No necesitan estar presentes, pero si están aquí puede pasar al frente a recoger sus premios.

Los ganadores son: 

Lincoln Bernardes        -           $    50.00
Gigi Ettori                    -          $     75.00
Adriana Gutiérrez         -          $   125.00

Agradezco a todos por su presencia y participación.  Se levanta la sesión!