From the President of the Staff Association
(202) 458-6230- Fax (202) 458-3466
March 21st, 2011
SN-64/10-11 Original: English/Español
STAFF COMMITTEE MEETS WITH THE SECRETARY FOR ADMINISTRATION AND FINANCE AND THE DIRECTOR OF HUMAN RESOURCES
In response to a communication from the Staff Committee submitted to the Director of Human Resources on March 4, 2011, in which we expressed certain concerns regarding the imminent commencement of the new cycle for Performance Evaluations, the Secretary for Administration and Finance convened a meeting, on Wednesday March 9th , at which various issues were addressed, such as:
System of Performance Evaluation
The need to revise Administrative Memorandum No. 92, Guidelines for Conducting Performance Evaluations (currently in force), which establishes a two-point scale rather than a five-point scale as is presented in the model evaluation currently being executed. The Director of Human resources commented that work is ongoing to update the provisions of Memorandum No. 92 and that they would share the proposal with the Committee prior to its formal presentation.
There was also the opportunity to talk about the need to establish a Performance Evaluation Review Committee (PERC), composed of representatives of the Association and the Administration, the purpose of which is to review specific evaluation cases. In this sense, the importance of having an Ombudsman was reiterated, and who could offer timely mediation in cases where there is no agreement between a staff member and their supervisor, as an alternative, prior to recourse to the appeals process established in the Staff Rules and the General Standards.
With respect to the Performance Evaluation system, the Committee highlighted the importance of having a fair, transparent and equitable performance evaluation system, in compliance with the Staff Rules and in accordance with the provisions established in the General Standards and the mechanisms that govern it.
The Committee agrees with the Secretary for Administration and Finance about the importance of this tool, which (a), allows transparent reporting to the Member States on the work of the Organization, (b) will contribute to reducing the negative perception that may exist about the mysticism, commitment and quality of the work of the staff members of the Organization and (c) constitute an appropriate opportunity for dialogue between staff members and their supervisors, without also forgetting that the performance evaluations documents are required for competitions for continuing contracts.
The Committee expressed its hesitation with respect to the use of the 1 to 5 scale, due to past experiences in the Organization that were not successful in this regard, and which are detailed in Section II, paragraph F of Administrative Memorandum No. 92. Nonetheless, the Committee is awaiting the call from the Director of Human Resources to jointly review the results of the pilot phase and it hopes that a working plan can be elaborated which includes timelines for the evaluation process, in order to have greater clarity about the processes, the stages and the moments at which revisions to this important system can be made.
Given the considerations expressed by the Staff Committee on the inconvenience of beginning the new Performance Evaluation cycle, considering that the current cycle has not yet concluded and accordingly, its results or impact are unknown, we were informed that waiting until the end of the current cycle to begin the next cycle could not be done because an entire year of the process would be lost.
Contracts, competitions and reclassifications
The Secretary for Administration and Finance said over the next two years, they will be working to regularize the requests for reclassifications and competitions that have been pending since the freezing of the process in 2009. This process will resume respecting the order in which the requests were received. The Secretary and the Director of Human Resources commented that it is necessary to regularize the status of 124 staff members whose competitions have not begun, or continue those that have, considering that the time limit of three years on short-term contracts has been exceeded, or they are in the process of reclassification. Given this situation and the budgetary impact that it will have, the Secretary will present alternatives to the CAAP to deal with the situation.
Continuing Contracts
The Staff Committee noted the need for the continuing contract process to be carried out, considering that currently, the number of staff members that hold this type of contract, together with career service staff is below the percentage established in the Staff Rules. Nonetheless the obligatory nature of this process, the Secretary for Administration and Finance commented that the decision to open this competition will be consulted with the countries. The Committee insisted on the need for this right to be complied with, as it is established in the General Standards, and the Secretary agreed to review the issue.
2012 Budget
Faced with the challenge presented regarding beginning the negotiations of the 2012 Program Budget, the Secretary for Administration and Finance will continue to work with the Member States to define priorities and to continue considering an increase of quotas. The Secretary highlighted the importance of having a permanent voice of the Staff Association, together with the Administration, present at the negotiations that take place regarding the budget in the framework of the CAAP. The Committee reiterated the interest of the staff as a whole, and of the Committee in particular, to be informed of all aspects of this issue and reiterated its commitment to accompany the Administration in all of its best efforts to achieve and support and trust of the Member States in the efforts made to attend to and resolve the financial problems faced by the Organization.
Status of Committee Proposals
1. Ombudsman
The Committee reiterated the request that has been made repeatedly for a few years, regarding the installation of the function of Ombudsman, and informed the Secretary of the presentation to the Secretary General of two candidates that offered to fill this post free-of-charge. The Committee offered the space of the Association to be used by the Ombudsman. In this sense, the Secretary committed to follow-up on this issue.
2. Domestic Partnerships and Paternity Leave
Last year, the Committee presented a proposal for the recognition of Domestic Partnerships and the offering of paternity leave. The Secretary commented that the Department of Legal Services is reviewing alternatives to be presented to the Member States, and in this sense, he noted the model established by the United Nations. In this connection, the Committee pointed that in that organization, the policy that has been implemented is being questioned, due to it being considered discriminatory.
3. Tele-work
The Committee again reiterated the importance of reviewing the tele-work policy, principally with respect to the Organization following the Federal Government in Washington, D.C., with respect to inclement weather – where the option for tele-work has been included since 2011. The Secretary and the Committee agreed to review the proposal previously presented to the Secretary General and to update it in light of this new situation.
Finally, the Committee gave a special thanks to the Secretary for Administration and Finance and the Director of Human Resources for the speed with which they convened the meeting, and the commitment made to improve channels of communication with the Committee.
The Committee wishes to reiterate to the staff that the channels of communication are always open, and that it is always in a position to receive via telephone, email, or written communication, any considerations, uncertainties, and contributions that will allow us to be more efficient in having a single voice of the staff in our Organization. Together, committed and informed we will contribute as best as possible to the construction of a strengthened OAS, which continues to fulfill its urgent mandate to promote and defend democracy, human rights, justice and the development of the communities of our Continent.
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COMITÉ DE PERSONAL SE REUNE CON EL SECRETARIO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Y CON LA DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS
En respuesta a una comunicación que el Comité de Personal remitiera a la Directora de Recursos Humanos el pasado 4 de marzo, en la cual expresábamos algunas preocupaciones ante el inminente inicio del nuevo ciclo de Evaluaciones de Desempeño, el Secretario de Administración y Finanzas convocó una reunión, el Miércoles 9 de Marzo, en la cual se trataron diversos asuntos, tales como:
Sistema de Evaluación de Desempeño
Se trató la necesidad de revisar el Memorando Administrativo No. 92, Lineamientos para Conducir Evaluaciones de Desempeño (actualmente en vigencia), donde se establece una escala de dos puntos y no de 5 como está presentada en el modelo de evaluación en fase de ejecución. La Directora de Recursos Humanos comentó que ya estaban trabajando en actualizar las disposiciones del Memorando No. 92 y que compartirá con el Comité la propuesta antes de que sea presentada formalmente.
También hubo oportunidad de conversar sobre la necesidad de establecer El Comité Mixto de Revisión de Evaluaciones de Desempeño (PERC), donde hay representantes de la Asociación y de la Administración y cuyo fin es revisar casos particulares de evaluación. En este sentido, se reiteró la importancia de contar con un Ombudsman que pueda ofrecer oportunamente una mediación en casos donde no haya acuerdo entre un funcionario y su supervisor, como una instancia alternativa antes de que se considere recurrir al sistema de apelaciones establecido en el Reglamento de Personal y las Normas Generales.
En cuanto al Sistema de Evaluación de Desempeño, el Comité destacó la importancia de contar con un sistema de evaluación justo, transparente y equitativo, en seguimiento con el Reglamento de Personal y acorde a las disposiciones establecidas en las Normas Generales y los mecanismos que lo rigen.
El Comité coincide con el Secretario de Administración y Finanzas sobre la importancia de contar con esta herramienta, la cual: (a) permitirá reportar con transparencia a los Estados miembros sobre el trabajo de la Organización, (b) abonará a dispersar cualquier percepción negativa que pudiera existir sobre la mística, compromiso y calidad de trabajo de los funcionarios de la Organización y (c) constituye un adecuado espacio de diálogo entre los funcionarios y sus supervisores, sin olvidar además que las evaluaciones de desempeño son documentos requeridos para acceder a los concursos para contratos continuos.
El Comité expresó sus reticencias en relación a la utilización de la escala de 1 a 5, debido a la experiencia anterior no exitosa de la Organización en este sentido y que se encuentra detallada en la Sección II, inciso F, del citado Memorando Administrativo No 92. Sin embargo, el Comité queda a la espera de la convocatoria de la Directora de Recursos Humanos para revisar conjuntamente los resultados de la fase piloto y espera que se pueda elaborar un plan de trabajo que incluya una línea de tiempo sobre el proceso de evaluación, con el fin de tener más claridad sobre los procesos, las etapas y los momentos en donde pueden presentarse revisiones de este importante sistema.
Ante la consideración expresada por el Comité de Personal de considerar inconveniente el inicio de un nuevo ciclo del Sistema de Evaluación de Desempeños, por cuanto el actual proceso aun no ha culminado y por ende se desconoce su resultado e impacto, se nos indicó que no se podía esperar a terminar este ciclo para iniciar el siguiente, por cuanto se pierda un año entero en el proceso.
Contratos, concursos y reclasificaciones
El Secretario de Administración y Finanzas dijo que están trabajando para que durante los próximos dos años se regularicen las solicitudes de reclasificación y concursos pendientes desde el congelamiento del proceso en el año 2009. El proceso se reiniciará respetando el orden de llegada de las solicitudes. El Secretario y la Directora de Recursos Humanos comentaron que es necesario regularizar la situación de 124 funcionarios que están pendientes de iniciar o continuar con concursos dado que han superado el plazo de tres años en contrato de corto plazo, o están en procesos de reclasificación. Dada esta situación y el impacto presupuestario que tendrá, el Secretario presentará el 22 de marzo frente a la CAAP alternativas para responder a esto.
Contratos continuos
El Comité de Personal planteó la necesidad de que se realice el correspondiente llamado a concurso para contratos continuos dado que en la actualidad el número de funcionarios que gozan de este tipo de contrato y los de servicio de carrera está por debajo del porcentaje establecido por el Reglamento de Personal. No obstante de la obligatoriedad de este proceso, el Secretario de Administración y Finanzas comentó que la decisión de llamar a este concurso será consultada con los países. El Comité insistió en la necesidad de cumplir con este derecho, el cual esta establecido en las Normas Generales, ante lo cual el Secretario de Administración y Finanzas se comprometió a revisar el tema.
Presupuesto 2012
Frente al desafío que se presenta para iniciar las negociaciones del Programa Presupuesto 2012, el Secretario de Administración y Finanzas seguirá trabajando con los Estados miembros para definir prioridades y para seguir considerando el aumento de cuotas. El Secretario destacó la importancia de tener la voz permanente de la Asociación de Personal, junto con la Administración, en las negociaciones que se realicen sobre el presupuesto en el marco de la CAAP. El Comité reiteró el interés que tiene el personal en general y particularmente el Comité de conocer todo lo concerniente a este tema y reiteró su compromiso de acompañar a la Administración en todos sus buenos oficios para lograr el respaldo y la confianza de los Estados miembros en los esfuerzos que se emprenden para atender y resolver los problemas financieros que afronta la Organización.
Estado de las propuestas del Comité
1.- Ombudsman
El Comité reiteró la solicitud que viene realizando desde hacer varios años de instaurar la figura del Ombudsman e informó al Secretario sobre la presentación para la consideración del Secretario General de dos candidatos que ofrecieron cubrir esta función sin costo. El Comité ofreció el espacio físico de la Asociación para que pueda ser utilizado por el Ombudsman. En ese sentido, el Secretario se comprometió a dar seguimiento al tema.
2.- Uniones de Hecho y Licencia de Paternidad
El Comité presentó el año pasado una propuesta para reconocer a las Uniones de Hecho y ofrecer licencias de paternidad. El Secretario comentó que el Departamento Legal se encuentra revisando alternativas para presentar a los Estados miembros, y en ese sentido rescató el modelo establecido en Naciones Unidas. Por lo que el Comité alertó sobre la situación en dicha Organización, donde la política implementada está siendo cuestionada por considerarla discriminatoria.
3.- Telework
El Comité volvió a reiterar la importancia de revisar la política de telework, principalmente frente al uso de la Organización de suscribir a las disposiciones del gobierno federal en Washington DC en cuestiones de clima inclemente – donde existe la opción de telework a partir del año 2011. El Secretario y el Comité acordaron revisar la propuesta presentada anteriormente al Secretario General y actualizarla en vista a esta nueva situación.
Finalmente, el Comité agradeció de manera muy especial al Secretario de Administración y Finanzas y a la Directora de Recursos Humanos por la celeridad con que se convocó a esta reunión, y el compromiso asumido de mejorar los canales de comunicación con el Comité.
El Comité desea reiterar a todo el personal que los canales de comunicación están abiertos y son permanentes, y que cualquier momento es oportuno para recibir por vía de un llamado, un email o una correspondencia, las consideraciones, inquietudes y aportes que nos permita ser más eficientes en lograr unificar en una sola la voz al personal de nuestra organización. Unidos, comprometidos e informados abonaremos de mejor manera en la construcción de una OEA cada vez mas fortalecida que siga cumpliendo con su impostergable mandato de promover y defender la democracia, los derechos humanos, la justicia y desarrollo en todos los pueblos de nuestro Continente.