THE OAS ADMINISTRATIVE TRIBUNAL

            Our Administrative Tribunal was created by the General Assembly in 1971, as an internal administrative court where staff could file complaints related to their employment with the OAS.  The UN already had such a Tribunal, on which the OAS Tribunal was modelled.  Many years later, the World Bank, the International Monetary Fund (IMF), and the Inter-American Development Bank (IDB) created their own Tribunals.

            International organizations, wherever they may have their headquarters, are generally immune from legal actions in the local courts.  The OAS General Assembly decided that this immunity would leave the staff in a precarious and disadvantageous position, if they had no redress of grievances either under the laws of the host country (in our case, the US), or their own countries.  The Tribunal was set up to protect staff, and also to protect the Organization from suit in local courts.

            The Administrative Tribunals of international organizations have forged an impressive body of law governing the employment of international staff, and the OAS Administrative Tribunal (TRIBAD) has held a leadership position:  its opinions have set legal precedent around the world.  The Secretariat of TRIBAD publishes the Tribunal’s decisions (copies available in the Staff Association or the TRIBAD website).    The Tribunal’s decisions form the background to many of our Staff Rules, and are, or should be, taken into account in management decisions on essential contract matters, such as salary and benefits, RIF retention rights, notice periods, etc.

            Amendments to the Statute of the OAS Adminstrative Tribunal were recently proposed by the Tribunal judges.  These amendments were approved by the General Committee on March 15, 2010, and have been referred to the Committee on Administrative and Budgetary Affairs (CAAP) for review of possible budgetary implications.  Please read the proposed amendment at

http://scm.oas.org/doc_public/ENGLISH/HIST_10/CP23984E06.doc

SPEECH OF THE PRESIDENT OF THE ADMINISTRATIVE TRIBUNAL, JUDGE ANDRE M. SURENA (UNITED STATES), DURING THE PRESENTATION OF THE 2009 ANNUAL REPORT OF THE ADMINISTRATIVE TRIBUNAL BEFORE THE GENERAL COMMITTEE OF THE PERMANENT COUNCIL

I have the honor to address you in my capacity as President of the Administrative Tribunal of the OAS and to present the Tribunal’s Annual Report   for the year 2009.

A major activity described in the report is a set of proposed draft amendments to the Statute of the Tribunal.  The amendments were approved by the members of the Administrative Tribunal in its 57^th regular session, in November 2009, and they are hereby submitted for consideration by the fortieth regular session of the General Assembly, to be held in June, 2010.

These draft amendments to the Statute were duly submitted for the consideration of the General Secretariat in December of 2008 on the occasion of the visit of the then president of the Administrative Tribunal, who met with several authorities of the Organization to speak on these proposals; these were immediately transmitted by the Secretariat of the Tribunal, and no objections to the proposed changes were received.

Among the main amendments proposed to the Statute of the Administrative Tribunal is the removal of procedural rules from its text, and their consignment to the Rules of Procedure. The purpose of this change would be to ensure that the Statute principally regulates matters of substantive rules and the general principles upon which the Tribunal bases its actions, and leave the regulation of all procedural or formal/technical steps to the Rules of Procedure.

It is important to point out that these draft amendments are the end product of a mandate originated in 2005 in the 53^rd regular session of the Administrative Tribunal, in which the judges recognized the necessity of modifying their Statute and Rules of Procedure.  After several complex work sessions along the last five years, the members of the Administrative Tribunal are hopeful of finally bringing this initiative to fruition, with the consent of the General Assembly, in June of this year.

According to article XIV of the Statute of the Administrative Tribunal, the Statute can be modified only by the General Assembly. Therefore, as president of this organ I request that the General Committee include in the Agenda of the fortieth regular session of the General Assembly the discussion of the draft amendments to the Statute of the Administrative Tribunal, approved by its judges on November 24, 2009.

You will be able to appreciate in greater detail the modifications proposed to the Statute of the Administrative Tribunal in Resolution 362, which is available on our web page and can also be found as Annex I of our Annual Report for 2009. In the meantime, however, I would like to  note that  these changes have been conceived with the intent of eliminating  barriers that prevent  the Tribunal from addressing in a timely manner needs  to  adopt new, more flexible, simple, and expeditious procedures, including the elimination of rules that have fallen into disuse.  It is also intended that these changes will bring significant savings to the Organization.

For example, the new procedures outlined by the members of the Tribunal include:  

1. the use of videoconferencing for the provision of evidence;
2. the reduction of procedural time periods, to expedite cases;
3. the inclusion of new procedural stages, such as a conciliation hearing between the parties, and
4. the provision for matters that are absent not only in our current Rules of Procedure but also in  the Rules of Procedure of other similar international tribunals, such as  rules for the appointment of expert witnesses.

Considering these objectives, based on principles of procedural economy and expeditiousness, we hope that the approval of the draft amendments to the Statute will be possible during the fortieth regular session of the General Assembly.

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Another matter about which I wish to offer an opinion, and which is included in our annual report, is the drastic reduction the Tribunal has received in its operating budget for 2010.

The General Assembly, in its 38^th special session, in its resolution AG/RES. 1 of September 30, 2009, assigned the Administrative Tribunal and its Secretariat the sum of 53,000 dollars for its operation during 2010.

This sum represents a significant reduction in the order of US148,000 regarding the budget authorized for the Administrative Tribunal for 2009, due to the transfer of the P-4 level position of Secretary of the Administrative Tribunal to the Department of Special Legal Programs of the Secretariat for Juridical Affairs, where the secretary of the Tribunal simultaneously holds the position of Principal Legal Office.

I can say with full confidence that this situation is of great concern to all the members of the Tribunal, since the independence that an organ of this importance must necessarily enjoy  reflects not only its place as an autonomous organ within the structure of the General Secretariat, but also its need for the financial resources necessary for its own staff.

The judges of the Administrative Tribunal interact with the General Assembly rarely.  This may have led to adoption of the maxim:  “Out of sight; out of mind”. It is nonetheless a fact that the Tribunal is a necessary organ of the OAS.  Without the Tribunal – or far more expensive and cumbersome third party arbitration – the OAS could find itself litigating its personnel disputes in the courts of its Member States.  This in turn could undermine the Organization’s general claim to immunity from the jurisdiction of national courts.

       This leads me to another maxim:  “The squeaky wheel gets oil”.  At our last session, the judges of the Tribunal authorized me to squeak.  Our requests for resources and personnel are reasonable and in the best interests of the Organization.  They should be approved.

 It should also be noted that the transfer of the position of Secretary of the Administrative Tribunal to the Department of Special Legal Programs has been made possible only because of the personal characteristics of the incumbent, Mr. Reinaldo Rodríguez, who, on the basis of his expertise and prolonged experience with the Organization, has been able to make this dual role work.    However, should Mr. Rodríguez be replaced, for example, through retirement, any newly appointed Secretary could not effectively simultaneously serve the Department of Special Legal Programs and the Tribunal.

Related to the above, and without prejudice to the request to transfer the position of secretary of the Tribunal to our budget, I would like to take this opportunity to reiterate to you the necessity of increasing the budget of the Administrative Tribunal for 2011 so that a legal assistant can be hired for the Secretariat of the Tribunal.  For five years the Tribunal has been unable to hire its own assistant permanently; this has brought us serious problems which  have been explained in sufficient detail in the more recent annual reports, which, it seems, have nevertheless been ignored.

 The Administrative Tribunal is the only specialized agency of the Organization that has been deprived, without prior consultation with its members, of the funds to hire its own staff. We judges unanimously express our disagreement with the measure taken by the Organization and earnestly request the General Assembly to consider our petition that the labor status of our staff be normalized, pursuant to article V of the Statute of the Administrative Tribunal, which establishes that “the General Secretariat shall provide the Tribunal with the technical and secretariat services necessary for its functioning.”

I conclude this presentation with the following petitions:

1. The inclusion in the Agenda of the fortieth regular session of the General Assembly of the discussion of the draft amendments to the Statute of the Administrative Tribunal of the OAS;

2. The adoption, in accordance with article XIV of the Statute in force of the Draft Amendments to the Statute of the Administrative Tribunal, approved by the judges on November 24, 2009;

3. The normalization of the labor status of the staff of the Secretariat of the Administrative Tribunal, including the requirement that no changes be made to the funding for or assignment of Tribunal staff without the prior consultation with and approval of the President of the Tribunal;

4. That it be ordered that in the program budget of the Organization for the year 2011, the position of secretary of the Administrative Tribunal be transferred to the budget allocated to the Tribunal, independently of whether or not the current secretary continues to simultaneously serve as Principal Legal Officer of the Secretariat of Legal Affairs; and that the budget include an allocation of duns for hiring a permanent legal assistant of the Tribunal.

I will be pleased to discuss the budget implication of these requests with the General Secretariat in the days to come. Thank you very much.

 Washington D.C., March 15, 2010

Spanish Version

DISCURSO DEL PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE LA OEA, JUEZ ANDRE M. SURENA (ESTADOS UNIDOS), CON OCASIÓN A LA PRESENTACION DEL INFORME ANUAL DEL TRIBUNAL ADMINISTRATIVO 2009 ANTE LA COMISION GENERAL DEL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN.

 Tengo el honor de dirigirme a ustedes en mi carácter de Presidente del Tribunal Administrativo de la OEA y presentarles el Informe Anual de dicho órgano correspondiente al año 2009.

 La principal actividad descrita en el informe es el conjunto de reformas propuestas al  Estatuto del Tribunal. Dichas reformas que son sometidas a la consideración del cuadragésimo período ordinario de sesiones de la Asamblea General a efectuarse en junio de 2010, fueron aprobadas por los miembros del Tribunal Administrativo durante la celebración de su LVII período ordinario de sesiones en noviembre de 2009.

 Este proyecto de reforma al Estatuto fue debidamente sometido a la consideración de la Secretaría General en diciembre de 2008 con motivo de la visita de la entonces Presidenta del Tribunal Administrativo, quien se reunió con diversas autoridades de la Organización para hacerles referencia a estos proyectos que fueron inmediatamente transmitidos por la Secretaría del Tribunal sin que se recibieran objeciones a los cambios propuestos.

 Entre las principales reformas propuestas al Estatuto del Tribunal Administrativo se encuentra la eliminación de las reglas de carácter adjetivo del texto del Estatuto a fin de relegarlas exclusivamente al Reglamento. El propósito de este cambio es asegurar que el Estatuto regule mayormente las cuestiones de derecho sustantivo y los principios generales en los que se basa la actuación del Tribunal, y dejar que todos los trámites de procedimiento o de carácter formal/técnico queden regulados en el Reglamento.

 Es importante señalar que estas propuestas de reforma son el resultado de un mandato concebido en el año 2005, durante la celebración del LIII período ordinario de sesiones del Tribunal Administrativo, en virtud del cual los Jueces reconocieron la necesidad de modificar su Estatuto y Reglamento. Después de varias y complejas sesiones de trabajo a lo largo de estos 5 años,  los miembros del Tribunal Administrativo nos encontramos esperanzados de materializar al fin esta iniciativa con la venia de la Asamblea General en junio de este año.

Según el artículo XIV del Estatuto del Tribunal Administrativo, éste sólo podrá ser modificado por la Asamblea General, en consecuencia, como Presidente de este órgano tengo a bien solicitar a la Comisión General que incluya dentro de la agenda del cuadragésimo período ordinario de sesiones de la Asamblea General la discusión del proyecto de reforma al Estatuto del Tribunal Administrativo aprobada por sus jueces el 24 de noviembre de 2009.

 En la Resolución 362 que se encuentra disponible en nuestra página web o que pueden encontrar también como Anexo I del Informe Anual 2009, podrán apreciar más de cerca las modificaciones propuestas al Estatuto del Tribunal Administrativo. Pero entretanto, quiero hacer notar que todos estos cambios han sido concebidos con la intención de eliminar las barreras que le impiden al Tribunal adoptar de manera oportuna un nuevo procedimiento más flexible, simple, expedito, libre de lagunas y de normas en desuso.  Cabe señalar que todos estos cambios propiciarán significativos ahorros para la Organización.

 Así por ejemplo, el nuevo procedimiento que ha sido preconcebido por los miembros del Tribunal Administrativo persigue:

1. el uso de videoconferencias en la producción de pruebas;
2. la reducción de los plazos procesales para agilizar los casos;
3. la incorporación de nuevas etapas procesales como una audiencia de conciliación entre las partes; y
4. la subsanación de cuestiones que aparecen como inexistentes no sólo en nuestro Reglamento actual sino también en los Reglamentos de otros Tribunales internacionales afines, como lo son las normas de designación de peritos.

 Considerando estos objetivos basados en principios de economía y celeridad procesal, esperamos sea posible la aprobación del Proyecto de Reforma al Estatuto durante el cuadragésimo período ordinario de sesiones de la Asamblea General.

 Otro asunto sobre el cual deseo pronunciarme y que se encuentra incluido en nuestro informe anual, es el tema de la reducción drástica en el presupuesto que le ha sido asignado al Tribunal Administrativo para su funcionamiento en  el año 2010.

 La Asamblea General en su trigésimo octavo período extraordinario de sesiones, mediante su resolución AG/RES. 1 del 30 de septiembre de 2009, le asignó al Tribunal Administrativo de la OEA y a su Secretaría  la cantidad de 53,000 dólares para su funcionamiento durante el año 2010.

 Esta cantidad se traduce en una reducción significativa de US$ 148.400 con respecto al presupuesto que le fuera autorizado al Tribunal Administrativo para el año 2009, motivada a la transferencia del cargo de nivel P-4 del Secretario del Tribunal Administrativo al Departamento de Programas Jurídicos Especiales de la Secretaría de Asuntos Jurídicos, en donde el Secretario del Tribunal se desempeña simultáneamente como Oficial Jurídico Principal.

 Puedo decir, con absoluta convicción,  que esta situación nos preocupa enormemente a todos los miembros del Tribunal ya que la necesaria independencia con la que debe contar un órgano de esta envergadura, no se traduce únicamente en su ubicación como organismo autónomo dentro del organigrama  de la Secretaría General, sino también  en su necesidad de contar con los recursos financieros necesarios para su propio personal.

Los jueces del Tribunal Administrativo interactúan de manera recíproca con la Asamblea General escasamente. Esto puede haber originado una situación descrita bajo la máxima: “Ojos que no ven, corazón que no siente”. Sin embargo, es una realidad que el tribunal es un órgano necesario para la OEA. Sin el tribunal -más allá de un arbitraje más costoso y más incómodo- la OEA podría encontrarse litigando sus conflictos con el personal en las cortes de sus Estados Miembros, lo cual podría minar el argumento general de la organización en relación a su inmunidad a la jurisdicción de cortes nacionales.

Lo anterior me lleva a otra máxima: “A quien no habla, Dios no lo escucha.” En nuestra sesión pasada, los Jueces del tribunal me autorizaron a “hablar”. Nuestras solicitudes de recursos y de personal son razonables y en los mejores intereses de la organización. Por lo tanto, ellas debiesen ser aprobadas.

En lo que respecta a la transferencia del puesto del Secretario del Tribunal Administrativo al Departamento de Programas Jurídicos Especiales, debe señalarse que esto ha sido posible sólo debido a condiciones personales inherentes al Sr. Reinaldo Rodríguez quien, a raíz de su experticia y prolongada trayectoria en la Organización, ha sido capaz de desempeñarse simultáneamente en ambas posiciones. Sin embargo, ante el supuesto de que el Sr. Rodríguez sea reemplazado, a raíz de su retiro por ejemplo, cualquier nuevo Secretario a ser nombrado podría no estar en la capacidad de prestar servicios de manera simultánea para el Departamento de Programas Jurídicos Especiales y para el Tribunal.

 En el mismo orden de ideas, y sin perjuicio de la solicitud de traslado del puesto del Secretario del Tribunal a nuestro presupuesto, aprovecho también la oportunidad para reiterar a los presentes acerca de la necesidad de que se aumente el presupuesto del Tribunal Administrativo para el año 2011 de modo que se pueda contratar un asistente legal para la Secretaría del Tribunal. Desde hace 5 años el Tribunal se ha visto impedido de contratar de manera permanente a su propio asistente, todo lo cual nos ha traído serios perjuicios que ya han sido suficientemente detallados en los últimos informes anuales, aunque, al parecer, también ignorados.

El Tribunal Administrativo es el único organismo especializado de la Organización a quien se le ha despojado, sin consulta previa a sus miembros integrante,  de los fondos para contratar a su propio personal. Los Jueces por unanimidad manifestamos nuestra discrepancia a esta medida de la Organización y agradecemos encarecidamente a la Asamblea General, tenga a bien considerar nuestra petición de que se regularice la situación laboral de nuestro personal con fundamento al artículo V del Estatuto del Tribunal Administrativo que reza “la Secretaría General proporcionará al Tribunal Administrativo servicios técnicos y de secretaría para su funcionamiento”.

Concluyo así esta presentación con las siguientes peticiones:

1. Incluir en la agenda del cuadragésimo período de sesiones de la Asamblea General, la discusión del proyecto de Reforma al Estatuto del Tribunal Administrativo de la OEA;

2. Aprobar, conforme al Artículo XIV del Estatuto vigente,  el Proyecto de Reforma al Estatuto del Tribunal Administrativo aprobado por los Jueces el 24 de noviembre de 2009;

3. Regularizar la situación laboral del personal de la Secretaría del Tribunal Administrativo, incluyendo la solicitud de que ninguna decisión de cambiar los fondos o las asignaciones del personal del Tribunal será efectuada sin la consulta y sin la aprobación previa del Presidente del Tribunal;

4. Ordenar que en el Programa Presupuesto de la Organización para el año 2011, el cargo del Secretario del Tribunal Administrativo sea trasladado al presupuesto que será fijado para el Tribunal, con independencia de que el Secretario se continúe desempeñando simultáneamente como Oficial Jurídico Principal en la Secretaría de Asuntos Jurídicos, y que el presupuesto incluya la asignación de fondos para contratar al asistente legal del Tribunal de manera permanente.

Estaré complacido de discutir estas propuestas con ustedes en los próximos días. Muchas Gracias.

Washington D.C., 15 de marzo de 2010.

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